Antes de empezar
Qué necesitas para arrancar
No hace falta configurar mucho para lanzar tu primer evento. Estas son las 4 cosas mínimas:
Cuenta de organizador
Plan Free (hasta 50 inscritos importados), PRO o Enterprise. Si organizas eventos con frecuencia, pídenos acceso PRO.
Cartel del evento
Formato vertical (900×1200 px o proporción 2:3). Sale en la landing, en el listado y en los previews de WhatsApp.
Info básica
Título, descripción, fecha, ubicación con coordenadas, precio, contacto.
Ruta GPX (opcional)
Súbela privada y prográmala para que se libere sola el día del evento.
¿Necesitas plan PRO?
Sin límite de inscritos, tracking en vivo, roadbook digital y más.
Publicar el evento
De cero a landing pública
Entra al Panel de Organizador
Login → avatar arriba a la derecha → Panel de Organizador. Sólo aparece si eres miembro de al menos una organización.
Crea el evento
Rellena cartel, fecha, ubicación con mapa y precio. Márcalo como publicado cuando esté listo — desde ese momento es visible en toda la web pública.
Comprueba dónde aparece
Tu evento sale en 3 sitios de golpe:
- Listado general: /eventos-trail-enduro-4x4
- Página pública de tu organización (ejemplo: Moto Club Campo de Montiel)
- URL amigable propia:
/eventos/tu-slug
Preview de WhatsApp listo
Importar inscritos por CSV
Desde tu propio formulario
¿Ya tienes tu formulario de inscripción en Google Forms, Typeform o similar? No lo cambies. Exporta la lista y súbela al panel.
Exporta el CSV desde tu formulario
Google Forms: Respuestas → Ver en Sheets → Archivo → Descargar → valores separados por comas (.csv). Dos clics.
Sube al panel
Tu evento → pestaña Participantes → botón Importar CSV. Arrastra o busca el archivo.
Mapea las columnas
WildTrack sugiere automáticamente cuáles son nombre, email y teléfono (reconoce "Correo", "Email", "Nombre", "Teléfono", "Móvil"…). Cualquier extra se guarda como Otro. Todas las sugerencias son editables.
Previsualiza antes de confirmar
Ves las primeras 10 filas ya mapeadas. Si algo va mal, ajustas — nada tocado en BD todavía.
Confirma y listo
Te dice cuántos son nuevos, cuántos ya existían y cuántas filas quedaron pendientes de revisar (por email inválido). Reimportar el mismo CSV es idempotente: sólo añade los nuevos, no duplica.
Formatos soportados
, o ;), acentos y ñ respetados (UTF-8 con BOM). Máx 5 MB / 5000 filas por import.Publicar la ruta en la hora exacta
Liberación programada automática
Si tu evento tiene ruta GPX, súbela con antelación y déjala privada. El sistema la libera automáticamente en la fecha y hora que tú digas — y avisa a todos los inscritos en ese momento.
Abre tu ruta como dueño
Como owner, verás una tarjeta "Programar publicación" con un selector de fecha y hora.
Escoge cuándo se libera
Ejemplo: 14 nov 2026 a las 09:00. Confirma. Desde ese momento, en la página pública del evento aparece un contador "Ruta disponible el 14 nov a las 09:00".
Todo pasa solo a esa hora
Cuando llegue la hora, el sistema:
- Hace la ruta pública.
- Envía push, email y notificación in-app a todos los participantes inscritos.
- El contador se convierte en botón "Ver ruta" real.
Cambiaste de planes
Comparte con tus inscritos
Mensaje sugerido y detalles clave
El link del evento + un buen mensaje = asistentes que aprovechan la app desde el día 1. Sin buen mensaje, la mayoría descarga la app el mismo día del evento y llegan tarde a bajarse los mapas.
Mensaje sugerido para WhatsApp
Detalle crítico
Insiste en que usen el mismo email de inscripción al crear cuenta en la app. Si usan otro, el sistema no puede cruzarlos automáticamente y perderás la magia (mapas offline auto-desbloqueados, evento en Mis Eventos).
Cuando se descargan la app
Cruce automático email → cuenta
Esto es lo que pasa automáticamente cuando un inscrito crea cuenta en la app con el email que usó al inscribirse:
Vinculación automática
El sistema detecta el email y marca al usuario como participante confirmado. Sin códigos, sin buscar el evento.
Evento en Mis Eventos
Aparece en su lista dentro de la app inmediatamente.
Mapas offline desbloqueados
Se le abre el acceso a mapas offline avanzados hasta 7 días después del fin del evento — para que baje el pack de la zona con antelación y navegue sin cobertura.
¿Ya tenía cuenta previa?
El día del evento — check-in
Mesa de acreditación desde el móvil
En el panel del evento hay un botón Check-in junto a Exportar. Pensado para el móvil o tablet en la mesa de acreditación.
Lista de todos los inscritos
Con nombre, email y teléfono. Ordenada alfabéticamente por defecto.
Contador con progreso
Arriba, en grande: '12 / 87 han llegado (14 %)' con barra de progreso naranja. Sabes cómo va la mesa de un vistazo.
Buscador en vivo
Escribe parte del nombre, email o teléfono — filtra sobre la marcha. Un toque en 'Llegada' marca al piloto. Botón 'Deshacer' si te equivocas.
Badge 'CSV' informativo
Los inscritos importados sin cuenta en la app aún se muestran igual. Se les puede marcar la llegada; si crean cuenta luego, se cruzan solos.
Diseñado para guantes
Durante la ruta
Qué usan los pilotos en la app
Los participantes con app y pack offline pueden seguir la ruta aunque pierdan cobertura 4G. Además, la app ofrece:
Grabación del recorrido
Distancia, tiempo, desnivel, velocidad media. Todo queda en su perfil.
Aviso si se salen del track
Si toman un desvío no previsto, la app les avisa.
Rally Cockpit (tablet)
Instrumentación completa: odómetro parcial/total, brújula, velocidad GPS. Para los que van en moto con soporte tablet.
Rally Intelligence™
Si el evento lo activa, avisa cuando otro piloto se aproxima o cuando hay correcciones en vivo desde el centro de control.
Después del evento
Persistencia y datos
El evento se queda visible
En la página pública y en la de tu organización. Indefinidamente, sin caducidad automática.
La ruta también
Una vez publicada, queda accesible para quien quiera repetirla.
Datos del CSV persisten
Puedes ver quién vino, quién no, exportar la lista final con check-ins. Perfecto para el post-evento.
¿Vas a organizar un evento off-road?
Pídenos acceso al panel de organizador PRO. Los primeros eventos van con soporte cercano — queremos que salgan bien.